Caso de éxito
Hewlett-Packard, Japón
Historial de la compañía
Hewlett-Packard es proveedor a nivel mundial de soluciones tecnológicas para consumidores finales, empresas e instituciones. Su oferta abarca la infraestructura de TI, ordenadores personales, imagen e impresión.
El Centro de propuestas de HP Japón consta de un equipo de ingenieros de preventas que dan soporte a la División de ventas mediante una preparación eficiente de las propuestas que se presentan a los clientes. El objetivo principal del Centro de propuestas es mejorar la satisfacción del cliente y crear calidad resolviendo los pequeños problemas cotidianos de los clientes uno a uno.
El reto
El Centro de propuestas se centra en crear sencillos documentos de propuestas que añadan auténtico valor para los clientes de HP. Resulta fundamental que todas las propuestas se entreguen sin demora, por lo que el equipo realiza un esfuerzo constante por mejorar la eficacia en la preparación de propuestas.
Es importante reforzar el elemento visual de las propuestas para garantizar que tengan un aspecto profesional y sean fáciles de entender para el cliente. Esto requiere generalmente que se utilicen muchos gráficos, lo que el resultado es que los archivos de las propuestas fácilmente tengan varios megabytes.
Los archivos de gran tamaño como estos son difíciles de enviar por correo electrónico y es posible que el servidor de correo del cliente los rechace. Incluso cuando la transmisión de archivos se realiza con éxito, mandar archivos demasiado grandes es una carga para el cliente y es una práctica de buenos modales reducir el tamaño de los archivos adjuntos tanto como sea posible sin sacrificar la claridad o la calidad.
La estrategia
Reducir manualmente el tamaño de los archivos de los proyectos optimizando los gráficos que contienen era una opción nada realista a largo plazo, debido al tiempo, los esfuerzos y las habilidades que son necesarias para llevarlo a cabo. Por lo tanto, HP Japón decidió suministrar NXPowerLite Desktop Edition a todos los Ingenieros de preventa.
Comprobamos la versión de prueba NXPowerLite y rápidamente vimos que NXPowerLite es fácil de utilizar y tiene una gran capacidad de compresión, así que decidimos implantarlo en todo el departamento.
Kumiko Matsuno, Servicios compartidos de preventa, HP Japón
El resultado
En la actualidad, todos los ingenieros de preventas utilizan NXPowerLite para optimizar sus propuestas antes de enviarlas a los clientes. Los menores tamaños de los archivos hacen que sea mucho más fácil para los clientes recibir y evaluar las propuestas, sin detrimento de la calidad, mejorando así el nivel de satisfacción de los clientes.
Beneficios adicionales
NXPowerLite ha aumentado la productividad en la creación de propuestas. Los Ingenieros de preventas ya no tienen que preocuparse por la pérdida de tiempo que conlleva la optimización manual de los gráficos antes de insertarlos en las propuestas.
Los estándares de calidad se pueden respetar fácilmente, al especificar la configuración de compresión que utilizan los ingenieros de preventas cuando optimizan las propuestas.
La comunicación ha mejorado en eficacia. Durante la preparación de las propuestas, las partes interesadas del proyecto intercambian habitualmente bocetos por correo electrónico. Los archivos de gran tamaño hacían que esos intercambios fueran muy poco eficientes. Además, NXPowerLite ha maximizado la efectividad de los recursos de red internos ya que los archivos más pequeños han dejado de suponer una carga para la red.
Finalmente, NXPowerLite ha reducido significativamente las necesidades de almacenamiento y de copia de seguridad. La reducción del tamaño de los archivos de propuestas ha aumentado la capacidad de almacenamiento en disco de los servidores y ha reducido la cantidad de tiempo necesaria para llevar a cabo las copias de seguridad.
Conclusiones
NXPowerLite ha contribuido a aumentar la eficiencia y a mejorar la satisfacción de nuestros clientes en varios aspectos. Los Ingenieros de preventas pueden centrarse en la preparación de propuestas sin preocuparse del tamaño de los archivos resultantes y las partes interesadas pueden compartir las propuestas fácil y rápidamente.
Reduciendo el tamaño de los archivos de varios megabytes a varios cientos de kilobytes, HP Japón puede enviarlos a sus clientes con toda confianza.
Además, dado que los archivos optimizados conservan el mismo formato que los originales, los clientes pueden abrirlos fácilmente sin necesidad de ningún visor especial ni ninguna utilidad de descompresión.
HP Japón lleva a gala proporcionar a sus clientes lo más avanzado en infraestructura y soluciones de tecnologías de la información. Naturalmente, queremos usar los recursos de nuestra red y nuestros servidores con la máxima eficiencia. La reducción del tamaño de las propuestas ha mejorado la satisfacción de nuestros clientes, la productividad de la compañía y nos permite usar nuestra red eficazmente.
Takayuki Shigematsu, Director de soluciones de tecnología avanzada, HP Japón
